O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído pelo decreto nº 8373/2014, resultado de uma ação conjunta da Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, do INSS e do Ministério do Trabalho.
O novo programa prevê que os empregadores de todo o Brasil comuniquem ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos funcionários (vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, avisos prévios, escriturações fiscais e FGTS).
Nesse artigo, separamos as principais informações para você entender e estar por dentro das obrigações, funcionalidades e vantagens do eSocial. Saiba como garantir o cumprimento correto desse novo sistema!
eSocial: Como funciona na prática?
De forma simples, o eSocial é um novo sistema de registro elaborado pelo Governo Federal, com o objetivo de facilitar o controle das informações relativas aos trabalhadores brasileiros.
O novo programa substitui 15 obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, que agora deverão ser prestadas periodicamente por meio da plataforma do eSocial, de forma padronizada:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
Atente-se ao eSocial 2018
De acordo com o portal do programa, a implantação do eSocial será dividida em cinco fases a partir do primeiro semestre de 2018. Entenda o cronograma de informações que sua empresa deverá apresentar em cada uma delas:
- Etapa 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
- Fase 1: Janeiro de 2018 – Informações relativas às empresas;
- Fase 2: Março de 2018 – Dados referentes aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Maio de 2018 – Folhas de pagamento;
- Fase 4: Julho de 2018 – Substituição da GFIP e compensação cruzada;
- Fase 5: Janeiro de 2019: Informações relativas à segurança e à saúde do trabalhador.
- Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo optantes pelo Simples Nacional e MEIs
- Fase 1: Julho de 2018 – Informações relativas às empresas;
- Fase 2: Setembro de 2018: – Dados referentes aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Novembro de 2018 – Envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Janeiro de 2019 – Substituição da GFIP e compensação cruzada;
- Fase 5: Janeiro de 2019: Informações relativas à segurança e à saúde do trabalhador.
- Etapa 3 – Entidades Públicas
- Fase 1: Janeiro de 2019 – Informações relativas aos órgãos públicos;
- Fase 2: Março de 2019: Dados referentes aos trabalhadores e seus vínculos com as entidades, como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Maio de 2019: Envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Julho de 2019: Substituição da GFIP e compensação cruzada;
- Fase 5: Julho de 2019: Informações relativas à segurança e à saúde do trabalhador.
Quais são as vantagens do eSocial?
Com a transmissão eletrônica do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), a prestação das obrigações que o programa substitui tornam-se muito mais práticas e menos burocráticas, sem a necessidade de preencher e entregar diferentes formulários, com diferentes prazos e particularidades.
Essa unificação e padronização simplifica os processos e ainda diminui os erros de cálculos e entregas dos documentos, possibilitando que as empresas e entidades públicas economizem tempo e dinheiro com a prestação das obrigações fiscais, tributárias e previdenciárias.
A implantação do eSocial viabilizará a garantia dos diretos previdenciários e trabalhistas, racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorará a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. A legislação prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas.
Além disso, o eSocial não beneficia apenas os contratantes, mas também o Governo, que garante dados sempre atualizados e padronizados, reunidos em um banco único de informações, bem como os funcionários, com maior segurança no cumprimento dos direitos trabalhistas e transparência nas contratações e situações de trabalho.
eSocial: Como se preparar?
Sem dúvidas, um sistema de gestão pode colaborar e muito com a adequação da sua empresa a essa nova obrigatoriedade, especialmente em conjunto a um sistema de Folha de Pagamento, garantindo informações concretas e confiáveis, recolhidas para a Previdência Social, INSS.
Para completar, um sistema de gestão garante maior agilidade e eficiência na prestação não só do eSocial como de todas as obrigações fiscais, tributárias e previdenciárias, diminuindo o risco de erros, multas e penalidades.
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